Posted on

Cara modular membuat dokumentasi Disaster Recovery Plan

Cara modular membuat dokumentasi Disaster Recovery Plan

Disaster Recovery Plan (DRP) sangat perlu dibuatkan dokumentasinya, karena akan dijadikan rujukan sebelum, saat dan sesudah terjadinya bencana atau disaster.

Sebelum kita mulai, arti dari disaster atau bencana itu sendiri yang saya kutip dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (online) adalah :

sesuatu yang menyebabkan (menimbulkan) kesusahan, kerugian, atau penderitaan; kecelakaan; bahaya

Dalam lingkup operasional perusahaan, segala situasi yang menyebabkan kerugian jelas harus diantisipasi secara cepat.

cara modular membuat dokumentasi disaster recovery planSemisal untuk departemen IT, kegagalan sistem bisnis penjualan karena peralatan yang mendadak rusak, sehingga operasional perusahaan jadi terganggu dan menyebabkan potensi kerugian, harus cepat dan sigap di antisipasi oleh team IT.

Membuat dokumentasi Disaster Recovery Plan (DRP) sebetulnya tidak harus dimiliki oleh departemen IT, semua lini bisnis pada dasarnya juga bisa dan perlu, karena bencana bisa terjadi pada semua lini.

Cara modular membuat dokumentasi Disaster Recovery Plan

Nah sekarang pertanyaannya, bagaimana membuat dokumentasi Disaster Recovery Plan yang baik?

Perhatikan,saya tidak sebutkan sebagai “yang baik dan benar” tapi hanya “yang baik“, karena selama dokumen tersebut dibuat dengan perencanaan berdasarkan situasi sebenarnya, maka itu sudah benar.

Baik” di sini artinya, dokumentasi tersebut secara lengkap menjelaskan semua informasi yang dibutuhkan untuk melakukan perbaikan / pemulihan secepat-cepatnya oleh personil atau team terkait.

cara modular membuat dokumentasi disaster recovery planSebuah organisasi yang besar, dengan banyak fungsi di dalamnya, cenderung membutuhkan proses pemulihan yang melibatkan beberapa fungsi. Sehingga dokumentasinya pun bisa panjang dan bertele-tele.

Sebaliknya, organisasi yang kecil proses pemulihan akan lebih sederhana, dan dokumentasinya ringkas.

Saya sendiri sebetulnya lebih menyukai dan menyarankan, dokumentasi DRP itu ringkas dan langsung ke sasaran, karena prinsip pemulihan adalah secepat-cepatnya. Namun tiap situasi tentunya membutuhkan pendekatan yang berbeda-beda.

Dari situlah kemudian saya mendapatkan ide, khususnya untuk Anda yang ingin membuat dokumentasi Disaster Recovery Plan, saya kupas secara modular agar Anda tinggal sesuaikan dengan kebutuhan.

Sebelum masuk lebih jauh, tulisan ini tidak menunjukkan cara merencanakan disaster recovery atau pemulihan bencana. Saya asumsikan Anda sudah tahu, sehingga nanti tinggal Anda tuangkan pada bagian yang tepat.

Ok kita mulai.

#1 Bahasa

Dikarenakan selama ini saya kebetulan menggunakan referensi dari literatur berbahasa Inggris, maka utamanya saya akan menggunakan bahasa Inggris untuk judul dari modul.

Walaupun saya akan sediakan padanannya dalam bahasa Indonesia, tapi ada beberapa yang terasa belum pas saya dapatkan. Jika Anda punya ide, tentu boleh sekali berbagi di artikel ini.

Saran saya, membuat dokumentasi Disaster Recovery Plan yang paling ideal adalah dengan menggunakan bahasa yang paling mudah dipahami oleh tim pelaksana.

#2 Struktur utama

Bangunan dokumentasi terdiri dari 5 bagian utama, yaitu :

  1. Cover
  2. Introduction
  3. Emergency management
  4. Scenario(s) and recovery procedure(s)
  5. Attachment(s)

Dalam bahasa Indonesia adalah sebagai berikut :

  1. Sampul
  2. Pembukaan
  3. Pengelolaan kondisi darurat
  4. Skenario dan prosedur pemulihan
  5. Lampiran

 

#3 Cover

Bagian paling depan, umumnya 1 halaman dan secara jelas mencantumkan nama dokumen tersebut, contoh:

Petunjuk Pemulihan Bencana untuk PT XYZ Indonesia

Dokumen Pemulihan Kondisi Darurat untuk Departemen IT, PT XYZ Indonesia

IT Emergency Handbook for PT XYZ Indonesia

IT Disaster Recovery Manual for PT XYZ Indonesia

Mudah saja.

#4 Introduction

Modul #1 : Security Guidelines

Modul ini menjelaskan secara umum, siapa dan kapan dokumen DRP dapat diakses, karena pada dasarnya dokumen DRP menjadi referensi pada situasi darurat atau simulasi situasi darurat.

Untuk gambaran Anda, kira-kira penjelasan yang bisa dimasukkan pada modul ini adalah sebagai berikut :

Employees may only be granted access to this document when they require the information to perform their assigned tasks, duties or functions.

Modul #2 : Scope of validity

Menjelaskan dokumen DRP valid dan relevan berdasarkan :

  • Waktu.
  • Lokasi.
  • Bagian / departemen.
  • Situasi, semisal valid untuk situasi darurat karena kebakaran gedung tapi tidak valid untuk darurat karena penyebaran penyakit menular.
  • Hal lain yang dianggap perlu masuk sebagai batasan.

Modul #3 : Change list

Setiap perubahan pada dokumen DRP, perlu dicatat sehingga memiliki informasi kronologi yang lengkap.

Setidaknya diperlukan informasi sebagai berikut :

  • Nomor versi dokumen, sebaiknya menggunakan format 0.0 (2 digit terpisah) untuk menandakan perubahan besar (mayor) dan kecil (minor). Umumnya dimulai dengan 0.1.
  • Tanggal, terakhir dokumen difinalisasi atau revisi.
  • Pembuat/pengubah atau author, personil yang membuat atau melakukan perubahan.
  • Change, remark, comment atau keterangan yang menjelaskan perubahan apa pada dokumen.
  • Sign off, paraf / tanda tangan atau stempel dari pihak validator, pemegang wewenang atau pemberi persetujuan.

Modul #4 : Distribution list

Sederhananya, modul ini menjelaskan siapa saja yang mendapatkan akses pada dokumen ini. Di dalam korespondensi, ini artinya sama seperti tembusan.

Cantumkan nama, departemen dan kapasitas (jabatannya).

Modul #5 : Document update procedure

Jika diperlukan, dapat juga dijelaskan dan dicantumkan cara atau prosedur mengubah dokumen DRP dan siapa saja yang berhak dan relevan melakukan perubahan.

Lanjutkan ke modul-modul dari struktur berikutnya yaitu #5 Emergency Management.