Posted on

Cara modular membuat dokumentasi DRP #2

Cara modular membuat dokumentasi DRP #2

#5 Emergency management

Umumnya struktur ini dapat dibagi menjadi beberapa modul sebagai berikut:

Struktur organisasi / Organizational structure

  • Involvement and Roles
  • Process flow
  • Point of contacts
  • Escalation strategy

Modul #6 : Involvement and Roles

Modul atau bagian ini menjelaskan: siapa melakukan apa dan sejauh mana.

Siapa di sini bisa merupakan nama seseorang, jabatan atau sebuah grup fungsional.

Selain informasi di atas, harus dijelaskan juga perannya dan sejauh mana wewenangnya dalam kaitan pemulihan situasi bencana.

Idealnya, mereka bisa disusun sesuai hirarkinya mulai dari yang paling tinggi hingga yang terbawah yang umumnya adalah para pelaksana.

  1. Nama grup fungsional, jabatan atau nama orang.
  2. Wewenang grup fungsional atau personil tersebut dalam kapasitasnya untuk proses pemulihan situasi.
  3. Peran grup fungsional atau personil, khususnya para personil di dalam grup fungsional.

Contoh:

Authority : IT Crisis Management Team

The control of the IT Crisis Management is supported by the IT Crisis Management Team. In the event of an IT Crisis or an IT Emergency, all activities at XYZ Cayman office must be agreed with the IT Crisis Management Team.

Team Member :

Sara Darmawan РCritical Incident Manager, role: communication to business and BOD representative.

Amrin Olo – Critical Incident Coordinator

Modul #7 : Process flow

Modul yang menjelaskan tahapan atau proses yang harus dilalui saat terjadinya kondisi darurat (emergency) atau insiden bencana (disaster).

Untuk kemudahan pemahaman, bisa disertakan diagram alur (flowchart) yang menjelaskan proses tersebut.

Contoh proses ini misalnya saat terjadi indikasi kondisi darurat, prosesnya seperti berikut:

  1. departemen terkait menerima laporan insiden dari pengguna
  2. departemen terkait melakukan investigasi dan pendalaman insiden
  3. departemen terkait membuat laporan insiden kepada service desk
  4. dst.

Ada pun ini akan berkenaan dengan pengelolaan insiden (incident management) di dalam konsep IT Service Management.

Modul #8 : Point of contacts

Modul ini berisi informasi yang sangat mendetail, seperti nama, nomor telepon, alamat email, jabatan, lokasi kerja, termasuk vendor yang terlibat dalam proses pemulihan.

Selain itu, modul ini merupakan pelengkap dari modul #1.

Modul #9 : Escalation strategy

Modul ini menjelaskan hirarki eskalasi mengikuti sub-bagian di atas, berdasarkan basis waktu, atau kondisi tertentu, dimulai dari waktu terjadinya insiden.

Misalnya setelah 2 jam target pemulihan belum tercapai, maka perlu Critical Incident Coordinator melakukan eskalasi ke Critical Incident Manager, dan seterusnya.

Selanjutnya ke struktur #6 Scenario and Recovery procedure.